Overzicht

YICE is niet het zoveelste GRC platform maar is vanaf de grond gebouwd op basis van jarenlange ervaring in de praktijk. YICE onderscheidt zich op gebied van functionaliteit, veiligheid, flexibiliteit en prijs.

Gebruikers kunnen de voor hen belangrijke zaken volgen en beheren via een op rollen gebaseerd dashboard, de YICE-inbox, de overzichtschermen met filters en e-mails met persoonlijke aandachtspunten. Deze e-mails kunnen dagelijks of wekelijks naar het zakelijke mailadres van de gebruiker worden gestuurd. Iedere gebruiker kan zelf kiezen voor een Nederlandse of Engelse taalinstelling.

YICE biedt actieve & intelligente monitoring en geeft invulling aan het principe van agile auditing. Een professioneel GRC platform “kent” immers uw huidige risiconiveaus, het belang van bedrijfsmiddelen, de effectiviteit van maatregelen, openstaande afwijkingen (non-conformiteiten) en lopende (verbeter) acties. Allemaal belangrijke informatie bij het plannen van audits.

Bij het eerste gebruik is YICE klaar om te worden afgestemd op de specifieke behoeften van uw organisatie. Omdat de meeste organisaties niet beginnen vanuit een ‘greenfield’ en waarschijnlijk een andere registratie hebben gebruikt, zoals Excel, biedt YICE een importfunctionaliteit in alle modules. Desgewenst kunt u ook recente en/of oude auditresultaten importeren. U kunt templates downloaden en vervolgens uw .csv-bestanden uploaden zodat het handmatige werk tot een minimum wordt beperkt. Indien gewenst, ondersteunen wij u graag in dit proces.

Zeer krachtig zijn de mogelijkheden om maatregelen, eventueel uit verschillende frameworks, in een ‘parent’ en ‘child’ relatie aan elkaar te koppelen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld instellen dat de effectiviteit van een maatregel wordt bepaald door de effectiviteit van een of meerdere andere maatregelen. Tevens kunt u hiermee instellen dat, indien u heeft vastgesteld dat een bepaalde maatregel effectief is, alle gerelateerde maatregelen ook automatisch deze effectieve score krijgen. Met deze mogelijkheden bespaart u tijd en geeft u optimaal invulling aan het principe van ‘test once, comply to many’.

Voor ieder bedrijfsmiddel en risico kan een evaluatie frequentie worden ingesteld. De eigenaar wordt 2 weken vooraf geïnformeerd als de evaluatie weer uitgevoerd moet worden en kan direct zijn commentaar vastleggen. Dat geldt ook voor acties en doelstellingen die achterlopen ten opzichte van de planning. Bij maatregelen kunnen zelfs drie frequenties worden ingesteld: 1) een frequentie voor het vastleggen van de uitvoering van de maatregel, 2) een frequentie voor een ‘Control Self Assessment’ (CSA) door de eigenaar of 2e lijn en 3) een frequentie voor een beoordeling door de 3e lijn (audit). Bij iedere uitvoering, CSA en beoordeling kan evidence worden vastgelegd en wordt een timestamp bijgehouden. Per maatregel biedt een audittrail inzicht in alle voorgaande uitvoeringen, CSA’s en beoordelingen.

De ‘backbone’ van YICE wordt gevormd door onderstaande modules, die onderling met elkaar zijn verbonden. Daarnaast heeft YICE separate modules voor het beheer van doelstellingen, evaluaties en auditresultaten en ondersteuningsmodules voor het beheer van configuraties, autorisaties, gebruikersinstellingen, FAQ en logbestanden.